Öğretim Elemanları için AGÜ Çevrimiçi Final Sınavları Protokolü*

*bu protokol AGU Yabancı Dil Yüksek Okulu'nun Protokolünden yaralanarak hazırlanmıştır.

Bu protokol, AGÜ'de kapalı uçlu sorular, açık uçlu sorular ve gözetmenlik gerektiren farklı sınav türleri dahil olmak üzere çevrimiçi final sınavları yapma prosedürlerini ana hatlarıyla sunar. Bu protokol dönem projeleri veya sınıf dışında yapılan sınavlar (take-home) için geçerli değildir. Bu tür proje ve sınavlar öğretim elemanlarının kendi dersi için hazırladığı protokollere tabidir.

 

Genel bakış

• Şubat 2023'ten bu yana verilen derslerin bazıları çevrimiçi sınav yapacaktır ve çevrimiçi sınav yapacak derslerin sınav takvimine bu bağlantıdan erişilebilir: [https://uis.agu.edu.tr/buis/general/coursefinalprogram.aspx]]
• Çevrimiçi sınavlar, Canvas sistemi üzerinden dersin ‘Exam Course’ sayfasında yapılacaktır.
• Sınava online sistem üzerinden girmeyi tercih etmeyen öğrenciler için de sınıf içi sınavlar mevcut olmalıdır.
• Tüm çevrimiçi sınavlar gözetmenli olacaktır, yani öğrenciler Canvas'ta sınavlarını yaparlarken aynı zamanda gözetmen atanmış olan Zoom odasına giriş yapmış olmaları gerekir. Zoom toplantısı kaydedilmelidir.
  • Zoom'a girmek için tüm öğrencilerin agu.edu hesaplarını kullanmaları gerekmektedir. Bu yüzden lütfen sınav için Zoom üzerinden güvenlik ayarlarınızı değiştirin. Öğrencilerin agu.edu hesabından başka bir hesapla sınava girmesine izin vermeyin.
  • Zoom hesaplarının otomatik olarak buluta KAYDEDİLEMEYECEĞİNİ lütfen unutmayın. Kayıtlar gözetmenin bilgisayarına kaydedilmelidir, bu sebep ile yeterli depolama alanının mevcut olduğundan emin olunmalıdır.
  • Gözetmenler sınavı kendi bilgisayarlarına kaydetmelidir ve bu esnada Zoom’da yoklama listesini hesabına kaydedecektir. Bu kayıtlar ve yoklama kayıtları BİDB (IT) tarafından sağlanan bağlantıya yüklenmeli ve 30 gün süreyle saklanmalıdır.
• Her çevrimiçi Zoom sınav oturumu sadece bir ekran içermelidir. Sınıf mevcudu bir ekranı aşarsa ek Zoom bağlantıları ve gözetmenler gerekli olacaktır. Gözetmen atanması için lütfen sınavdan önce bölüm başkanınızla iletişime geçin.
  • İngilizce 101-102, Türkçe, Tarih, Matematik, Kimya, Fizik, Biyoloji, Sosyoloji gibi ortak dersler için şimdiden 23 kişilik öğrenci gruplarına gözetmenler atanmıştır. Lütfen atananları bu listeden kontrol edin. Bununla ilgili başka bir sorunuz varsa, lütfen Fakülte Dekanlığınız ile iletişime geçin.

Teknik Sorunlar: Teknik sorun(lar) yaşayan öğrenciler, UZEM'in görüşü alınarak öğretim elemanının onayı ile mazeret/telafi sınavına girebilirler. Tüm mazeret/telafi sınavları sözlü sınav şeklinde yapılmalıdır. Öğrencilerin teknik bir sorunla karşılaşmaları durumunda problemin ekran görüntüsünü alarak hem öğretim üyesi hem de UZEM ile paylaşmaları gerekmektedir.

• Gözetmenler teknik sorunlarla karşılaşırlarsa, Dr. Bilge Kağan Dedetürk, +90 506 521 32 39 numaralı telefonu arayarak UZEM'den yardım isteyebilirler.

 

Sınav: Canvas’ta Paylaşım

• Dersin öğretim elemanları, başlangıç ​​saatinden en geç üç gün önce her sınav dersi sayfasında bir değerlendirme/sınav klasörü yayınlamaktan sorumludur. Değerlendirme/sınav dosyası, sınavın tarih ve saatini açıkça belirtmelidir.
• Sınav, başlangıç ​​saatinden en geç 24 saat önce değerlendirme/sınav klasörü içinde yayınlanmalıdır (ancak etkinleştirilmemelidir).

 

Canvas Sınav Ayrıntıları: Sınav Öncesi

• Sınav sorularını sisteme girmeden önce aşağıdaki ayrıntıları ayarlamış olmanız önemlidir
  • Sınav Türü: Notlu Sınav
  • Seçenekler: Yanıtları Karıştır
  • Zaman Sınırı: Akademik sahtekarlığı önlemek için makul bir zaman baskısı da göz önünde bulundurarak tüm soruların etkili bir şekilde cevaplanacağı uygun süreyi belirleyin.
  • Birden Çok Denemeye İzin Ver: 2 denemeye izin verin. Sınav sırasında gerekirse gözetmen deneme sayısını değiştirebilir, lütfen aşağıdaki sorun giderme tablosunu kontrol edin.
  • Öğrencilerin Yanıtları Görmesine İzin Ver: İŞARETLEMEYİN
  • Her Seferde Bir Soru: İŞARETLEMEYİN
  • Erişim Kodunu Ayarlayın
  • Quiz/Sınavı, belirtilen sınav başlama saatinden 10 dakika öncesinde ve tahmini bitiş saatinden 15 dakika sonrasında erişilebilir hale getirin.
• Lütfen Canvas soru türlerini uygun şekilde seçin. Farklı soru grupları da oluşturabilirsiniz. CANVAS testi ve sınavının nasıl oluşturulacağı hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, lütfen bu videoyu izleyin.
• Açıkça talimat verilmedikçe testi/sınavı yayınlamayın.

 

SINAV BAŞLANGIÇ ZAMANLARI

Sınav Zoom başlangıç ​​zamanı + 5 dakika ile Zoom başlangıç ​​zamanı + 5 dakika + 10 dakika arasında Zoom'da mevcut olmalıdır. Örneğin Zoom başlangıç ​​saati 13:15 ise sınav 13:20 ile 13:30 arasında erişilebilir olmalıdır.

 

Gözetmenlik: Oturum Öncesi –

• Gözetmenlik için öğrenciler ekran boyutuna göre normalde 25 öğrenciyi geçmeyen ve 30 öğrenciyi de geçmeyecek şekilde sınav ders şubelerine yerleştirilir. Lütfen maksimum sayıda katılımcının gözetmen ekranının Zoom sayfasına sığabileceğinden emin olun. Lütfen sığdırmak için break-out odalarını kullanmayın. Break -out odaları kayda alınamamaktadır. Birden fazla oturuma ihtiyacınız varsa, her Zoom oturumu için gözetmen atamak üzere bölüm başkanınızla iletişime geçin.
• Her Zoom oturumunun bir görevlendirilmiş gözetmeni olmalıdır.
• Öğretim elemanları, gözetmenliği Bölüm ile teyit etmelidir (gerekli sayılar, gözetmen ekranı boyutu vb.). Gözetmen, Canvas sınav dersi için Eş Yönetici/TA olarak atanmamışsa, gözetmenler derhal dersin öğretim elemanını bilgilendirmelidir.
• Öğretim elemanları planlanan oturumlar için yeterli sayıda Zoom bağlantısına sahip olduklarından emin olmalı ve her oturum için gözetmen hazır olmalıdır.

Önemli: Sınavdan önce Zoom ayarlarınızın öğrencilerin birbirleriyle sohbet etmesine izin vermeyecek şekilde ayarlandığından emin olun.

• Gözetmen sınav tarihini/başlangıç ​​saatini hatırlatacak bildirimi, Zoom ayrıntılarını gerekli Canvas sınav dersi şubesine yayınlanan başlangıç ​​saatinden en geç 24 saat önce göndermelidir.
• Gözetmenli değerlendirmeler/sınavlar için yayınlanan başlangıç ​​zamanı, öğrencilerin Zoom gözetim oturumunda girmesi gereken zamandır. (Öğrencileri belirenen saatten önce sınav Zoom odasına davet etmek kafa karışıklığına neden olabilir.)

 

Gözetmenlik: Sınav Oturumu Esnasında

• Gözetmenli Zoom oturumunu, yayınlanan sınav başlangıç ​​saatinden en az iki dakika önce başlatın.
• Öğrencileri selamlayın ve kameralarını açmalarını hatırlatın.
• Yayınlanan başlangıç ​​saatinde, öğrencilere sözlü olarak hitap ederek oturuma resmi olarak başlayın:
  • Öğrencilere sınava girebilmeleri için 'Güvenli Sınav Tarayıcısı'nı indirmeleri gerektiğini belirtin.
  • Öğrencilerden aşağıdaki formatta Zoom'daki isimlerini değiştirmelerini isteyin: Öğrenci Numarası- Ad Soyad.
  • Katılımı Zoom üzerinden veya sınıfta alın, kayıtlı öğrenci listesiyle karşılaştırma yapın.
  • Tüm kameraların ve mikrofonların açık olduğundan ve öğrencilerin kulaklık takmadığından emin olun.
  • Katılım Listesinde yer almayan bir öğrenci varsa, sınavını almaları gereken dersin adını, kodunu ve bölümünü sorun. Verdiği bilgi farklıysa, doğru Zoom toplantısına katılmalarını söyleyin. Gerekirse öğrencinin isim ve numarasını Tutanağa ekleyin. 
  • Öğrencilerden yüzlerini kapatmadan kimlik kartlarını ekrandan göstermelerini isteyin ve ekran görüntüsü alın (Galeri Görünümü).
• Öğrencilere temel talimatları ve uyarıları hatırlatın:
  • Sınava başlamak için hazırsanız, öğrenciler ile Zoom Chat’ten Canvas sınav erişim kodunu paylaşın ve sınava başlamalarını söyleyin.
  • Öğrencilere sınav sayfasını yenilememelerini veya gözetmeni bilgilendirmeden sınavı yeniden başlatmamalarını hatırlatın.

ÖNEMLİ NOT: Öğrencilerin Canvas Sınav Sayfasına erişmesi teknik altyapıdan dolayı biraz zaman alabilir. Lütfen öğrencilerinize panik olmamaları ve yeterli zamanlarının olduğunu söyleyin. Sayfayı yenilemelerini ve birkaç deneme yaptıktan sonra Sınav Sayfasına erişebilmeleri gerektiğinin bilgisini verin. Bu esnada Canvas üzerinden Sınav Sayfasına başarıyla erişen öğrencilerin sayısını ve isimlerini kontrol edebilirsiniz.

• Sınav sırasında da Zoom'da sınava giren öğrenci sayısını doğrulayın ve kayıtlı öğrenci listesiyle karşılaştırın.
• Sınavın süresine göre belirlenen zamanlarda Zoom’dan ekran görüntüsünü alın.
  • Örnek (Galeri Görünümü'ndeki tüm öğrencilerin) olarak şu şekilde alın:
    • 30 dakikalık bir değerlendirme/sınav için, 10. ve 25. dakikalarda;
    • 50 dakikalık değerlendirme/sınav için 10., 25. ve 40. dakikalarda;
    • 90 dakikalık bir değerlendirme/sınav için 10., 35., 60. ve 85. dakikalarda;
• https://up2fs.agu.edu.tr  linkinde yer alan dosyanın içinde bir klasör oluşturun ve bu klasörü Dersin kodu, Şube/Oturum numarası, Gözetmenin Adı ve Soyadı ile adlandırın. Sınavdan sonra oturum videosunu, katılım listesini ve ekran görüntülerini buluttaki bu ilgili klasöre yükleyin. Ayrıca tüm dosyalar için aynı adlandırma biçimini kullanın.
• Tutanak Listesini güncelleyin ve herhangi bir sorun olması durumunda ilgili yöneticiye ve UZEM'e haber verin.

 

Ortaya Çıkabilecek Soru Türleri / Sorun Giderme Yolları

 

Sorun	Ne yapmalı?
Öğretim elemanı başka bir oturumdayken sınavın içeriğine ilişkin öğrenci soruları gelmiştir.	Soruların içeriği çelişkili görünüyorsa veya bir şeyin eksik olduğunu ima ediyorsa (Örneğin: öğrencilere kalın harflerle yazılan sözcüklere dikkat etmeleri söylendiği halde, sözcükler kalın yazılmamış gibi görünüyorsa), şunları yapabilirsiniz: i. Öğrencilerden bir sonraki soruya geçmelerini ve bu soru için öğretim elamanından cevabın gelmesini beklemelerini isteyebilirsini ve o esnada ii. Öğretim elemanı başka bir oturumdaysa, öğretim elemanıyla iletişime geçerek kendisini bilgilendirebilirsiniz
	Sınav içeriği ile ilgili başla türlü sorular gelirse, yardımcı olamayacağınızı belirtin.
Erişim kodu kısıtlamamızla bu pek mümkün olmasa da bir öğrenci, Zoom'a katılmadan Canvas üzerinden sınava başlamıştır.	Öğrencinin bilgilerini Tutanak listesine ekleyin. Dersin öğretim elemanına bildirin.
Bir öğrenci, Canvas’da yer alan sınava girmesini engelleyen internet sorunları yaşamaktadır.	Onlardan ekran görüntüleri almalarını isteyin (yaşadıkları duru destekleyici). Deneme haklarından kaç tanesini kullandıklarını doğrulayın: 2 deneme sınırını zaten kullanmışlarsa, yeni bir deneme başlatmalarına izin vermek için denemelerden birini silin. Yaşanılan durum öğrencinin sınav süresini etkiliyorsa, öğrenciye birkaç dakika daha izin verilip verilmeyeceğini öğrenmek için dersin öğretim elemanıyla iletişime geçin. Sorunun çözülüp çözülmediğini açıkça belirterek yaşanılan durumu tutanağa ekleyin. (Böylece öğrenciye daha sonra başka bir fırsat verilmesinin uygun olup olmayacağına karar verilebilir.) Öğrencilere, konuyu UZEM'e ve dersin öğretim elemanına e-mail ile bildirmeleri gerektiğini hatırlatın.
Bir öğrenci, Zoom'a bağlantısını engelleyen internet sorunları yaşamaktadır.	Zoom’da ne kadar bağlantı dışı kaldıklarını not alın. Öğrenciden internette bir sorun yaşadığını kanıtlayan bir ekran görüntüsü almasını ve durumu dersin öğretim elamanına email ile iletmesini isteyin. Durumu tutanağa ekleyin.
Bir öğrenci kopya çekerken/ biriyle konuşurken/ odadan çıkarken görülmüştür	Öğrenciyi uyarın. Durumun işleme alınması için ayrıntılı bir not ile Tutanağa ekleyin.
Gözetmen internet sorunları ile karşılaşmıştır.	Dersin öğretim elemanı ve/veya UZEM ile iletişime geçin.
Öğrenci, gözetmene haber vermeden veya geçerli bir mazeret göstermeden sınavı ikinci kere başlatmıştır.	Bir açıklama isteyin. Durumu Tutanağa ekleyin.

 

Canvas Sınav ayarları: Sınav Sonrası Değerlendirme (Dersin Öğretim Elemanları)

• Tüm öğrenciler sınavı bitirir bitirmez tüm sınavları yayından kaldırın. Bu, öğrencilerin halen işlenmekte olan notları görmesini engeller.
• Not-İnceleme süreci sırasında, öğrencilerin notlarına erişmeleri için uygun zamanda yalnızca belirli değerlendirmeler/sınavlar yeniden yayınlanacaktır.